Văn phòng ảo là gì? Ưu nhược điểm văn phòng ảo?

Nhiều giao dịch kinh doanh được số hóa có nghĩa là các văn phòng truyền thống cũng trở nên lỗi thời. Xu hướng này dẫn đến một thiết lập công ty mới – văn phòng ảo.

Văn phòng ảo là gì?

Tóm lại, một văn phòng ảo cung cấp tất cả các lợi ích của một văn phòng tiết kiệm cho không gian văn phòng thực tế.

Văn phòng ảo thường bao gồm địa chỉ doanh nghiệp, chuyển tiếp thư và nhân viên tiếp tân ảo. Hầu hết cũng cung cấp phòng họp mà bạn có thể thuê theo giờ khi bạn cần gặp khách hàng. Không gian co-work cũng là những tính năng tiêu biểu. Vì vậy, bạn có thể điều hành doanh nghiệp của mình từ sự thoải mái trong nhà hoặc từ bất cứ nơi nào trên thế giới.

Ưu điểm của văn phòng ảo

Nếu bạn đang nghĩ đến việc có một văn phòng ảo, câu hỏi đầu tiên để tự hỏi mình là: tại sao bạn nên? Làm thế nào một văn phòng ảo sẽ có lợi cho doanh nghiệp của bạn?

Để giúp bạn trả lời những câu hỏi đó, chúng tôi đã liệt kê những lợi thế của một văn phòng ảo.

Địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp

Ưu điểm lớn nhất của một văn phòng ảo là bạn có được một địa chỉ kinh doanh ở một vị trí đắc địa với một phần chi phí. Bạn có thể có địa chỉ kinh doanh của riêng mình ở bất cứ đâu mà không phải trả tiền thuê nhà.

Nó cho doanh nghiệp của bạn một hình ảnh chuyên nghiệp. Khi khách hàng thấy rằng văn phòng của bạn ở trong một khu vực kinh doanh chính, điều đó mang lại ấn tượng rằng doanh nghiệp của bạn đang hoạt động rất tốt. Họ sẽ nghĩ rằng nếu bạn có thể có một không gian ở những nơi như vậy, thì có lẽ bạn có nhiều khách hàng. Điều này giúp thiết lập và xây dựng niềm tin của khách hàng.

Tìm hiểu: Mẹo thiết kế văn phòng nhỏ cho công ty khởi nghiệp

văn phòng ảo

Thiết lập sự hiện diện thị trường

Bên cạnh khởi nghiệp, văn phòng ảo cũng rất tuyệt vời cho các doanh nghiệp có kế hoạch thiết lập sự hiện diện địa phương. Nói rằng, bạn muốn tăng cường thị trường ở Việt Nam. Trong một thiết lập văn phòng truyền thống, bạn sẽ mở một chi nhánh ở đó. Bạn sẽ trả tiền cho nhân viên mới, không gian văn phòng, tiện ích, thuế, v.v.

Nhưng với một văn phòng ảo, bạn thậm chí sẽ không phải thực hiện các hoạt động ở tiểu bang đó. Có một địa chỉ và số điện thoại địa phương đã cho phép bạn thiết lập sự hiện diện trong thị trường địa phương.

Không gian văn phòng theo yêu cầu.

Mặc dù phần lớn các giao dịch được thực hiện trực tuyến, vẫn có những lúc bạn cần gặp trực tiếp một khách hàng. Hầu hết các văn phòng ảo đều có phòng họp cho thuê ngay cả trong một thông báo ngắn.

Bạn thuê một không gian vật lý chỉ khi bạn cần nó, do đó tiết kiệm tiền của bạn.

Linh hoạt hơn.

Không giống như các văn phòng truyền thống, các văn phòng ảo không giới hạn bạn đến một nơi. Bạn có thể điều hành doanh nghiệp của mình ở bất cứ nơi nào có kết nối internet.

Bạn có thể trả lời các câu hỏi của khách hàng trong khi nằm trên giường trong bộ đồ ngủ. Nó cũng cho phép bạn linh hoạt hơn như giờ làm việc. Bạn có thể làm việc lúc nửa đêm hoặc lúc bình minh, đó hoàn toàn là cuộc gọi của bạn.

Tính linh hoạt bổ sung này cũng rất tốt để tăng năng suất. Bạn làm việc vào những giờ ưa thích thường là khi bạn làm việc hiệu quả nhất.

Hiệu quả chi phí.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ chưa có đủ không gian riêng, văn phòng ảo sẽ rất phù hợp với bạn. Không cần phải trả tiền điện, nước hay bất kỳ tiện ích nào khác. Trả tiền cho một văn phòng ảo cũng rẻ hơn rất nhiều so với tiền thuê bạn sẽ trả cho một không gian văn phòng thực tế.

Dễ dàng cài đặt hơn

Hãy quên đồ đạc, thiết bị văn phòng, camera an ninh, và thậm chí thuê một nhân viên tiếp tân. Bạn sẽ không cần điều đó trong một văn phòng ảo. Tất cả những gì bạn phải lo lắng là thiết lập kết nối internet và hệ thống điện thoại. Và, tất nhiên, kinh doanh thực tế của bạn.

Địa chỉ gửi thư

Một phần của địa chỉ doanh nghiệp ảo là một địa chỉ gửi thư ảo. Hầu hết các dịch vụ văn phòng ảo cũng dịch vụ chuyển tiếp thư văn phòng. Họ nhận được thư từ liên quan đến kinh doanh của bạn và gửi nó đến bất cứ nơi nào bạn đang có. Vì vậy, bạn sẽ không phải lo lắng về việc bỏ lỡ thư quan trọng ngay cả khi bạn đang đi nghỉ.

Nên xem: 7 lý do tại sao nên thiết kế văn phòng làm việc đẹp

Không đi làm

Nếu bạn mệt mỏi vì phải dành một hoặc hai giờ trên đường chỉ để đi làm, thì bạn nên xem xét chuyển sang một văn phòng ảo. Bạn chỉ phải lo lắng về việc đi lại khi bạn gặp một khách hàng.

Điều này cũng đúng với nhân viên của bạn. Họ sẽ không phải dành phần lớn thời gian buổi sáng để cạnh tranh với hàng ngàn người trên tàu điện ngầm. Hoặc chịu đựng hàng giờ giao thông chỉ để đi làm và trở về nhà.

văn phòng ảo

Nhược điểm của việc có được một văn phòng ảo.

Trong khi một văn phòng ảo có vẻ như là thỏa thuận cuối cùng, nó cũng có nhược điểm.

Nó không dành cho tất cả các loại hình doanh nghiệp

Không phải tất cả các doanh nghiệp có thể được hưởng lợi từ một văn phòng ảo.

Nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến việc cung cấp dịch vụ khi cần liên hệ cá nhân, văn phòng ảo không dành cho bạn. Phòng khám y tế, tiệm bánh, nhà hàng và cửa hàng cắt tóc là những ví dụ như vậy. Nó cũng không nên cho các doanh nghiệp lớn.

Văn phòng tại nhà vẫn rẻ hơn

Đối với các doanh nghiệp không phục vụ khách hàng trực tiếp, thiết lập văn phòng tại nhà vẫn rẻ hơn so với thuê văn phòng ảo.

Lập kế hoạch mâu thuẫn

Không có tất cả nhân viên của bạn ở một nơi có thể gây ra xung đột lịch trình. Đặc biệt nếu nhân viên của bạn sống ở các quốc gia khác nhau với các múi giờ khác nhau.

Điều này không có nghĩa là không thể bởi vì nó hoàn toàn là có thể. Bạn và nhân viên của bạn chỉ cần nỗ lực nhiều hơn.

Văn phòng ảo có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?

Bây giờ bạn đã biết những ưu và nhược điểm của một văn phòng ảo, bạn sẽ quyết định xem nó có đúng hay không cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng trước tiên, bạn cần phải tự hỏi mình những câu hỏi sau:

  • Đối thủ của bạn đang làm gì?
  • Có thể làm tất cả các hoạt động của bạn hầu như? Hay bạn vẫn sẽ cần một không gian văn phòng?
  • Bạn đã sẵn sàng cho một sự chồng chéo có thể của cuộc sống cá nhân của bạn với cuộc sống chuyên nghiệp của bạn?
  • Thiết lập văn phòng ảo có thể duy trì hoạt động của bạn lâu dài không

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Nguồn: tổng hợp – Unique Decor